ADATVÉDELMI SZABÁLYZAT

Tájékoztató a munkára jelentkező női és férfi pályázók számára (Adatvédelmi szabályzat)

Jelen tájékoztató azokra a pályázókra vonatkozik, akik a SILVERHAND által olyan munkáltatók részére lebonyolított toborzási folyamatokban vesznek részt, amelyek székhelye Lengyelországban, az Európai Unióban vagy az Európai Gazdasági Térségben található, ideértve azokat a külföldi munkaerő-kölcsönző ügynökségeket is, amelyek munkavállalókat kölcsönöznek ki kölcsönvevő munkáltatók részére. A „pályázó” hímnemű megnevezés kizárólag a jelen tájékoztató egyszerűsítése és jobb olvashatósága érdekében került alkalmazásra. A tájékoztató valamennyi rendelkezése egyaránt vonatkozik a női és férfi pályázókra.

1. Az adatkezelő és elérhetőségei

A személyes adatok adatkezelője a SILVERHAND Dominik Matczak, ul. Garbary 35/9, 61-868 Poznań, NIP 6222558929, a Foglalkoztatási Ügynökségek Országos Nyilvántartásába 7822 számon bejegyzett foglalkoztatási ügynökség, a továbbiakban „Silverhand” vagy „Adatkezelő”. A személyes adatok kezelésével kapcsolatos ügyekben az Adatkezelővel az alábbi módokon lehet kapcsolatba lépni: e-mailben a rodo@silverhand.eu címen, postai úton a fent megadott címen, vagy telefonon a +48 539 601 600 telefonszámon.

2. A toborzás modellje

A Silverhand munkaközvetítési szolgáltatást nyújt. A potenciális munkáltató lehet olyan szervezet, amely közvetlenül alkalmazza a pályázót, vagy olyan munkaerő-kölcsönző ügynökség, amely alkalmazza a munkavállalót, majd egy kölcsönvevő munkáltató részére munkavégzés céljából kikölcsönzi. A munkaerő-kölcsönzés modelljében a formális munkáltató a munkaerő-kölcsönző ügynökség, míg a kölcsönvevő munkáltató az a szervezet, amelynek javára, valamint amelynek felügyelete és irányítása alatt a munkát ténylegesen végzik. A munkaerő-kölcsönző ügynökség és a kölcsönvevő munkáltató részt vehet a pályázat elbírálásában és a toborzás további szakaszainak megszervezésében. Az adatok átvételét követően a külföldi munkaerő-kölcsönző ügynökség és a kölcsönvevő munkáltató főszabály szerint önálló adatkezelőként járnak el abban a körben, amelyben önállóan határozzák meg az adatkezelés céljait és módjait. Kötelesek a pályázót saját adatkezelési tájékoztatójukról tájékoztatni. Amennyiben a foglalkoztatást követően a munkaerő-kölcsönző ügynökség a munkavállalót egy másik kölcsönvevő munkáltatóhoz vagy másik projektre helyezi ki, az adatok további kezelése és továbbítása az adott ügynökség, valamint az illetékes kölcsönvevő munkáltató felelőssége mellett történik.

3. Az adatkezelés céljai és jogalapjai

A személyes adatok kezelése az alábbi célokból történik:

• a jelentkezés fogadása és nyilvántartásba vétele, a pályázóval való kapcsolattartás, a képesítés, a tapasztalat, a jogosultságok, a nyelvtudás, a rendelkezésre állás és a kiválasztott állásajánlat követelményeinek való megfelelés értékelése;
• a pályázat bemutatása a potenciális munkáltató, ezen belül a külföldi munkaerő-kölcsönző ügynökség, valamint – a szükséges mértékben – a kölcsönvevő munkáltató számára;
• interjúk, szakmai vagy nyelvi tesztek megszervezése, a foglalkoztatási ajánlat elkészítése, valamint a külföldi munkavégzésre történő kiközvetítéssel kapcsolatos dokumentáció elkészítése;
• a képesítések, szakmai jogosultságok és a munkavégzésre való jogosultság igazolása a foglalkoztatás országában;
• a Silverhandre mint foglalkoztatási ügynökségre háruló jogi kötelezettségek teljesítése;
• az informatikai rendszerek és a kommunikáció biztonságának biztosítása, a folyamat dokumentálása, panaszok kezelése, visszaélések megelőzése, valamint követelések megállapítása, érvényesítése vagy az azokkal szembeni védekezés;
• jövőbeni toborzási folyamatok lebonyolítása – kizárólag a pályázó külön, önkéntes hozzájárulásának megszerzését követően.

A jelenlegi toborzási folyamat során történő adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja, azaz a pályázó kérésére a munkaközvetítési szolgáltatás teljesítésével és a potenciális munkáltatóval történő szerződéskötésre irányuló intézkedésekkel kapcsolatos adatkezelés. A megfelelő körben jogalapot képez továbbá a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja, különösen a munkaerőpiaccal és foglalkoztatási szolgálatokkal kapcsolatos jogszabályokból eredő kötelezettségek teljesítése, valamint a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja, azaz az Adatkezelő jogos érdeke, amely magában foglalja a biztonságot, a folyamat dokumentálását, a panaszok kezelését és a követelésekkel szembeni védelmet. A jövőbeni toborzási folyamatok céljából történő adatkezelés a GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontján, azaz a pályázó külön hozzájárulásán alapul. A hozzájárulás hiánya nem befolyásolja a pályázó részvételét a jelenlegi toborzási folyamatban.

4. A kezelt adatok köre

A Silverhand különösen az alábbi adatokat kezelheti: vezetéknév és keresztnév, elérhetőségi adatok, születési dátum – amennyiben szükséges, az iskolai végzettségre, képesítésekre, szakmai tapasztalatra, korábbi és jelenlegi foglalkoztatásra, nyelvtudásra, jogosultságokra és tanúsítványokra vonatkozó információk, vezetői engedély – amennyiben az adott munkakörhöz szükséges, rendelkezésre állás, a foglalkoztatással kapcsolatos elvárások, az áthelyezésre és a munkavégzésre való jogosultságra vonatkozó információk, valamint a toborzási interjúk során átadott adatok. Az első jelentkezés szakaszában a Silverhand nem kéri a PESEL-szám, bankszámlaszám, családi állapot, gyermekekre vonatkozó információk megadását, illetve személyazonosító okmány teljes másolatának megküldését. Ezek az adatok egy későbbi szakaszban kizárólag akkor szerezhetők be, ha az egy konkrét jogi kötelezettség teljesítéséhez, a szükséges dokumentáció elkészítéséhez vagy szerződés megkötéséhez szükséges. Kérjük, hogy a jelentkezési dokumentumokban ne tüntessen fel különleges adatkategóriába tartozó adatokat, különösen egészségi állapotra, fogyatékosságra, faji vagy etnikai származásra, politikai véleményre, vallási vagy világnézeti meggyőződésre, szakszervezeti tagságra, genetikai vagy biometrikus adatokra, szexuális életre vagy szexuális irányultságra vonatkozó információkat, amennyiben azok objektíve nem szükségesek az adott folyamathoz. Az ilyen adatokat kizárólag akkor használjuk aktívan, ha megfelelő jogalap áll fenn, különösen a GDPR 9. cikk (2) bekezdés a) pontja szerinti külön kifejezett hozzájárulás vagy jogszabályon alapuló kötelezettség esetén. A büntetőítéletekre és jogsértésekre vonatkozó információkat kizárólag akkor kezeljük, ha azt az Európai Unió joga vagy valamely tagállam joga lehetővé teszi. A pályázó nem köteles ezeket megadni, ha a Silverhand nem tájékoztatta arról, hogy azok az adott munkakörhöz szükségesek.

5. Az adatok címzettjei

A személyes adatok kizárólag a szükséges mértékben adhatók át vagy bízhatók más szervezetre:

• a Silverhand által a toborzás lebonyolításával és a pályázók folyamatainak kezelésével megbízott személyeknek;
• tárhely-, elektronikus levelezési, ATS-, CRM-, HR- és informatikai rendszerek, valamint informatikai szolgáltatások szolgáltatóinak, továbbá jogi, auditálási vagy információbiztonsági szolgáltatást nyújtó szervezeteknek;
• a Lengyelországban, az EU-ban vagy az EGT-ben székhellyel rendelkező potenciális munkáltatóknak, beleértve a külföldi munkaerő-kölcsönző ügynökségeket;
• azoknak a kölcsönvevő munkáltatóknak, amelyek részére a pályázó munkát végezhet, amennyiben az adatok átadása szükséges a pályázat egy konkrét munkakörre, projektre vagy kikölcsönzési időszakra történő elbírálásához;
• hatóságoknak és egyéb, hatályos jogszabályok alapján az adatok átvételére jogosult szervezeteknek.

Az adatok a kölcsönvevő munkáltató részére közvetlenül a Silverhand által vagy külföldi munkaerő-kölcsönző ügynökségen keresztül adhatók át. Az adatok köre a pályázat értékeléséhez és a folyamat megszervezéséhez szükséges információkra korlátozódik. A Silverhand egyetlen jelentkezést nem továbbít korlátlan vagy meghatározatlan számú szervezet részére. A pályázat minden egyes bemutatásának konkrét állásajánlathoz, munkakörhöz, projekthez vagy a pályázó képesítésének és preferenciáinak megfelelő munkáltatóhoz kell kapcsolódnia.

6. Tájékoztatás a munkaerő-kölcsönző ügynökségről és a kölcsönvevő munkáltatóról

Amennyiben a külföldi munkaerő-kölcsönző ügynökség vagy a kölcsönvevő munkáltató neve szerepel a hirdetésben vagy az űrlapon, illetve azt a pályázóval az interjú során közölték, az adatok az adott toborzási folyamat keretében továbbíthatók az adott szervezet részére. Ha a munkaerő-kölcsönző ügynökség vagy a kölcsönvevő munkáltató kiléte korábban nem került nyilvánosságra, a Silverhand – az adatok továbbítása előtt – telefonon tájékoztatja a pályázót legalább a szervezet nevéről, székhelyének országáról, a munkakörről vagy a projekt típusáról, valamint az adott szervezet toborzási folyamatban betöltött szerepéről. A pályázó megtagadhatja adatainak egy konkrét szervezet részére történő továbbítását anélkül, hogy ez befolyásolná az egyéb toborzási folyamatokban való részvétel lehetőségét.

7. Adatok továbbítása az Európai Gazdasági Térségen kívülre

A jelen tájékoztató hatálya alá tartozó folyamatokat kizárólag olyan munkáltatók és kölcsönvevő munkáltatók részére végzik, amelyek székhelye Lengyelországban, az Európai Unióban vagy az Európai Gazdasági Térségben található. A Silverhand e folyamatok keretében nem továbbít pályázatokat az EGT-n kívül székhellyel rendelkező munkáltatók vagy kölcsönvevő munkáltatók részére. Amennyiben egy meghatározott informatikai eszköz szolgáltatójának igénybevétele technikailag az adatok EGT-n kívülre történő továbbításával járna, az ilyen adattovábbítás kizárólag a GDPR V. fejezetével összhangban történhet, különösen az Európai Bizottság megfelelőségi határozata, általános adatvédelmi kikötések vagy jogszabályban meghatározott egyéb mechanizmus alapján.

8. Az adatok megőrzésének időtartama

A jelenlegi toborzási folyamattal kapcsolatos adatokat a folyamat időtartama alatt, valamint főszabály szerint annak lezárását követően legfeljebb 24 hónapig őrizzük meg, különösen a toborzási folyamat dokumentálása, a panaszok elbírálása, valamint a követelések megállapítása, érvényesítése vagy az azokkal szembeni védekezés céljából. Amennyiben a pályázót munkavégzésre kiközvetítik, vagy a szükséges dokumentáció megkötésre kerül, az adatokat a hatályos jogszabályok által meghatározott időtartamig, valamint a szolgáltatások teljesítéséhez és elszámolásához, illetve a követelésekkel szembeni védelemhez szükséges ideig őrizzük meg. A jövőbeni toborzási folyamatok céljából kezelt adatokat a hozzájárulás megadásától számított 24 hónapig vagy annak korábbi visszavonásáig őrizzük meg. A hozzájárulás visszavonását követően az adatokat nem használjuk fel jövőbeni toborzási folyamatokhoz, kivéve, ha azok további megőrzésének más jogalapja áll fenn. Jogvita felmerülése esetén az adatok a jogvita jogerős lezárásáig és a határozat végrehajtásáig megőrizhetők.

9. Az adatok megadásának önkéntessége

Az adatok megadása önkéntes, azonban a pályázat elbírálásához, a kapcsolattartáshoz vagy a dokumentáció elkészítéséhez szükséges adatok hiánya lehetetlenné teheti az adott toborzási folyamatban való részvételt. A jövőbeni toborzási folyamatokhoz való hozzájárulás teljes mértékben önkéntes. A hozzájárulás megtagadása vagy későbbi visszavonása nem jár hátrányos következményekkel a jelenlegi folyamatban.

10. A pályázó jogai

A pályázót megilleti: az adatokhoz való hozzáférés és azok másolatának megszerzése, az adatok helyesbítése, az adatok törlése – a jogszabályban meghatározott esetekben, az adatkezelés korlátozása, az adathordozhatóság – amennyiben az adatkezelés hozzájáruláson vagy szerződésen alapul és automatizált módon történik, a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontján alapuló adatkezeléssel szembeni tiltakozás, valamint a hozzájárulás bármikor történő visszavonása, amennyiben az adatkezelés hozzájáruláson alapul. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a visszavonás előtt végzett adatkezelés jogszerűségét. Az adatok törlésére irányuló kérelem nem vonatkozik azokra az adatokra, amelyeket a Silverhand jogi kötelezettség alapján, illetve követelések megállapítása, érvényesítése vagy az azokkal szembeni védekezés céljából továbbra is köteles kezelni. Jogai gyakorlása érdekében a Silverhanddal a rodo@silverhand.eu címen kell kapcsolatba lépni.

11. Panasz benyújtása a felügyeleti hatósághoz

Amennyiben a pályázó úgy véli, hogy személyes adatainak kezelése sérti a jogszabályokat, jogosult panaszt benyújtani a Személyes Adatok Védelméért Felelős Hivatal elnökéhez.

12. Automatizált döntéshozatal

A Silverhand a pályázókkal szemben nem hoz kizárólag automatizált módon olyan döntéseket, amelyek joghatással járnak vagy hasonló módon jelentős mértékben érintik őket. Az informatikai eszközök támogathatják a jelentkezések rendszerezését és összehangolását, azonban a pályázat végső értékelését és annak továbbításáról szóló döntést ember végzi vagy hagyja jóvá.